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4 Gründe, warum Sie Ihren Mitarbeitern Firmentelefone stellen sollten

und 2 Tipps, für die richtige Verwendung von Smartphones in Handwerksbetrieben.

26. August 2019

Für Chefs mag es zunächst praktisch und kostensparend wirken, wenn Mitarbeiter ihr eigenes Smartphone nutzen. Private Handys auf Arbeit zu nutzen führt später aber meist nur zu Problemen.

Für Chefs mag es zunächst praktisch und kostensparend wirken, wenn Mitarbeiter ihr eigenes Smartphone nutzen. Bring Your Own Device (BYOD) wird das in der Fachsprache genannt. Langfristig bereitet dieses Konzept aber dann meistens doch nur Probleme.Wenn Mitarbeiter ein Diensthandy haben möchten, ist das also meist kein unnötiger Luxus, sondern es gibt gute Gründe dafür.  
Vier dieser Gründe haben wir unten für Sie aufgelistet. Zum Schluss finden Sie noch zwei Tipps, wie Sie die Handys am besten einrichten und verwenden sollten.

1. Datenschutz

Die Datenschutzgrundverordnung, oder kurz DSGVO, ist seit der Einführung ein Schreckensgespenst für viele Betriebe. Sie gibt klare Regeln vor, wie man mit Daten umzugehen hat. Verstößt man gegen diese und kommt das bei einer Kontrolle raus, werden hohe Strafen fällig. Bis zu 4% des Jahresumsatzes können die Datenschutzbehörden verlangen.
Grundsätzlich verbietet die DSGVO es nicht, wenn Mitarbeiter ihre privaten Handys im Dienst nutzen. Aber Sie verpflichtet Betriebsinhaber dazu, ständigen Zugriff und Kontrolle über ihre Daten zu haben. Das wird aber furchtbar kompliziert, wenn Mitarbeiter private Handys nutzen.

2. Vermischung privater und beruflicher Kontakte & Fotos

Die Verwendung von privaten Handys ist nicht nur aus Datenschutzgründen bedenklich. Die Verflechtung von Privatem mit Beruflichem führt auch zu ganz anderen Problemen.

Viele Handwerker machen mittlerweile Fotos auf der Baustelle. Benutzen Sie dabei aber ihr privates Handy, werden diese Bilder mit persönlichen Bildern aus dem Urlaub, von der Familienfeier oder ähnlichem gemixt.

Das macht es im Nachhinein kompliziert, alte Fotos wiederzufinden. Vor allem kann man dann nicht einfach mal dem Kollegen das Handy in die Hand drücken, damit er selber nach dem entsprechenden Foto sucht. Verständlicherweise, soll er ja die ganzen privaten Bilder nicht sehen können.

Das selbe gilt übrigens für die Kontakte: wird ein Handy für berufliche sowie private Zwecke benutzt, vermischen sich natürlich auch diese. Das wird einerseits unübersichtlich und vor allem kann immer ein Fauxpas passieren, dass man mal eine Nachricht an den falschen Absender schickt. Bei Freunden mag das vielleicht nicht so schlimm sein, aber bei Kunden wäre das sehr peinlich.

3. Speichern von wichtigen Dokumenten auf nicht-Firmen-Servern

Wie bei Punkt 1 schonmal kurz angerissen, können Betriebsinhaber nicht kontrollieren, wo die Daten gespeichert werden, wenn Mitarbeiter ihre privaten Telefone benutzen.

Haben Mitarbeiter zum Beispiel ein automatisches Backup in der Cloud aktiviert, landen automatisch auch alle Dokumente, die Sie gesendet bekommen, dort. So kann es passieren, dass die Kontrolle über sensible Daten verloren geht.

Jeder Handwerksbetrieb muss für sich selber einschätzen, wie hoch das Risiko ist, das dadurch resultiert. Man kann dem aber auch einfach dadurch vorbeugen, wenn man dem Mitarbeitern Diensthandys gibt, diese entsprechend einrichtet und klare Prozesse vorgibt, was wo gespeichert werden soll.

4. Verlust von Daten, wenn der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt

Verlässt ein Mitarbeiter ein Unternehmen, geht meistens nicht nur eine unterstützende Hand, sondern er nimmt auch eine Menge Wissen mit. Dieses Wissen ist zum Teil auf seinem Handy gespeichert.

Benutzt er ein privates Handy, würde er idealerweise alle berufliche Daten abspeichern und diese dann dem Betrieb da lassen. Oft geht das aber bei der Übergabe unter; es steht scheinbar Wichtigeres an. Erst fällt das gar nicht auf, aber einige Monate später fehlen dann auf einmal relevante Informationen und man kommt nicht mehr an sie ran.

Hätte der Mitarbeiter aber ein Diensthandy benutzt, würde das (oder ein Backup) noch irgendwo im Betrieb rumliegen und man könnte sich die gebrauchte Information einfach raussuchen.


Tipp 1: WhatsApp nur für ‚belanglose‘ Kommunikation nutzen

Unabhängig davon, ob Sie und Ihre Kollegen nun Dienst- oder private Handys nutzen, sollten Sie vorsichtig im Umgang mit WhatsApp sein.

WhatsApp ist die am weitesten verbreitete App zur Kommunikation. So einfach und praktisch das ist, sollte man aber vorsichtig sein, wenn man darüber auch Berufliches abwickelt.

WhatsApp gehört zu Facebook und Nutzer von WhatsApp räumen dem Messenger erhebliche Rechte ein, wenn sie den Nutzungsbedingungen zustimmen. Sie erlauben der App die weltweite, gebührenfreie Lizenz zur Nutzung, Darstellung, Verbreitung und Reproduktion sowie einer möglichen Erstellung abgeleiteter Werke aller Daten, die an den Dienst übermittelt werden. Das umfasst sämtliche Informationen, die mittels der App gesendet oder empfangen, hochgeladen oder gespeichert werden (beispielsweise auch Fotos).

Handelt es sich dabei um kundenbezogene Daten, verstoßen die Handwerker damit der DSGVO und hohe Bußgelder werden fällig (siehe Punkt 1).

Deswegen sollte nur Kommunikation über WhatsApp abgewickelt werden, die nicht direkt mit den Kunden zusammenhängt.

Tipp 2: Alle Relevante Informationen in einer Branchensoftware speichern

Um Smartphones aber trotzdem bedenkenlos nutzen zu können, um miteinander auch im beruflichen Kontext zu kommunizieren, ist es empfehlenswert, speziell dafür entwickelte Branchensoftware zu benutzen.

Mit solch einer Software können Sie alle relevante Informationen zu einem Auftrag austauschen. Damit sind Sie aber nicht nur DSGVO-konform, sondern auch die anderen oben genannten Probleme werden behoben. Mit einer guten Branchensoftware, sind alle ihre Daten an einem Ort gespeichert und dadurch immer leicht zugänglich.

Genau dafür haben wir Kupfer entwickelt. Kupfer kann im Handumdrehen installiert werden und sie erlaubt es Handwerkern, untereinander Informationen auszutauschen und all ihre Daten an einem Ort abzuspeichern. Probieren Sie es doch mal!

Über den Autor
Tobias Schaffrath Rosario
Tobias hat eine Zeit mal als Journalist zum Thema Digitalisierung geschrieben. Jetzt will er sie bei Kupfer selber gestalten.